[ 最新消息: ]
繁體簡体版
2017.08.24(四)

 


荳芽.不上安親班
點滴袋上的畫:血癌病童鄭韻婷與鄭媽媽的故事∼入選95年教育局「兒童深耕閱讀」書單 !
學齡前教育--蝴蝶.走走看看:關於孩子的生活、教育與學習
8個孩子一定要有的未來能力
不必大吼大叫也能教好孩子
  ... more



... more

 

 

首頁 > 細節做對,你就贏了!── 總裁向清潔婦學習反敗為勝的故事

關於本書作者簡介目錄書摘


細節做對,你就贏了!── 總裁向清潔婦學習反敗為勝的故事
作者:海倫•威基(Helen Wilkie)
譯者:胡洲賢
叢書系列: 奧林【優質觀點】
ISBN:957-0391-53-7
128 頁/ 平裝 / 21 cm × 14.8 cm
出版日期:2005 年 04 月 25 日
定價:200 元 /優惠價: 180 

 

原文書名:The Hidden Profit Center;原出版語言:英文。

小浪費累積成大成本!很多公司其實就敗在「細節沒做好」。
你準備好--算算你的細節讓你損失多少了嗎?


《細節做對,你就贏了!》是一本從很特別的角度去看企業經營的書。這本書裡沒有很深奧的企業管理理論,只是藉由一個公司經營不善的總裁遇到一個清潔婦的故事,讓我們知道其實很多很微小的細節才是真正成敗的關鍵……

故事裡的執行總裁理察,正面臨了一個大難關。公司出現了財務困難,他必須開源節流,他攪盡腦汁時,突然一個清潔婦出現了,平凡的清潔婦沒什麼理論好說,只是帶總裁去親眼看看他們公司在一些小細節上的不經心及浪費,比如開一個沒意義又沒效率的會,把所有與會人的薪資及成本加加,哇!真是天文數字!原來不只是業績要看數字,這些小細節中浪費掉的資源如果都數字化後,才真是嚇人呢!
清潔婦帶總裁看的每一件事,都會有一隻兔子拿著計算機跳出來,直接把因為這件小細節沒做好所造成的損失列出明細數字來,讓總裁知道到底這樣一來公司損失了多少錢。這隻虛擬的兔子對所有忽略細節的主管真是太有用了,看了這本書,真希望有一隻這樣的兔子可以隨時跳出來提醒我們--不要再因為小事浪費成本了,累積起來可是很驚人的大成本呢!



 

 

 

關於作者

海倫•威基 ﹙Helen Wilkie﹚
身為國際性的演講者和作家,海倫˙威基被稱為加拿大的商業溝通專家,透過宣揚基調的演講和工作坊,她已經了幫助上千位專業人士、執行人員、經理人和第一線的員工,藉由磨利他們的溝通能力促進了業務,並與事業緊依相存。已擁有兩本著作,並固定為各類型的出版品撰寫溝通和市場銷售為主題的文章。


關於譯者

胡洲賢

資深專職譯者。
譯有:《鯨魚哲學》、《做你愛做,而不是你該做的工作》、《誰說工作時不能跳舞?》(以上均由奧林文化出版);《娜麗塔的眼淚》(大穎文化)……等多本企管、人文暢銷書。

 

 

後 記  細節做對,你就贏了!
文/海倫·威基

多年來,我不斷聽到管理階層和執行者討論溝通的重要性,但我卻注意到兩個有趣的事實:第一,通常他們都無法藉由溝通把心意表達清楚;第二,在設計過的訓練計畫或協商方案中,他們總把溝通當成優先順序不高的「柔性技巧」。

看見眾人這樣看待「溝通」,使我想寫一本書,告訴大家——這種認知真是錯得離譜!在很多微小的細節裡,溝通是很重要的。其實我想這麼做已經很久了,卻遲遲無法動筆,因為我找不到適切的表現工具。最後我想出了小布、安妮和理察來說故事,希望這三位主角表現得還算稱職。

課程內容不可思議地簡單,可是實行之後的收穫卻無可限量。同時,我也想知道在您尋找公司裡潛藏的利潤時,所得到的收穫或心得,誠摯邀請您與我分享您成功的故事。

 

 

1.細節一 一個沒效率、沒重點的會議浪費了多少錢?
2.細節二 失敗的產品簡報,損失了多少潛藏利潤?
3.細節三 對內對外的書面文件溝通,可是大有學問呢!
4.細節四 出席「社交場合」可以閒聊、也可以開發商機
5.細節五 管理方式不當,損失可嚴重了
6.發現細節,全面改革 把浪費掉的錢找回來
7.一年後 公司運作開始上軌道……
8.後 記 細節做對,你就贏了

 

 

細節一 一個沒效率、沒重點的會議浪費了多少錢?


週一晚上十點鐘,千百棟大樓的燈光點綴夜空,石頭峽谷商業區活像個不夜商城。辦公室裡,理察正愁眉不展地望著窗外,想著:「不曉得這些大樓裡,還有多少辦公室的男男女女,跟我一樣煩惱。」

環顧整間辦公室,所有裝潢在在顯示著理察的事業有多成功。理察的辦公室位於城裡一棟最高建築物的頂樓,他的辦公室很寬敞,優雅的家具、昂貴的藝術品營造出理察既成功又有品味的企業領袖形象。樸實穩重的銅製門牌上寫著——「董事長暨執行總裁 理察·潘培頓」。


總裁陷入裁員與否的困境


兩年前接管公司至今,理察始終表現非凡,不但在同業中信譽卓著,公司也在他的領導之下有了多元化發展。過去兩年,財務報表一片璀璨,股東、客戶和員工,大家都因為亮麗的業績笑得合不攏嘴。但是現在,財務報表不再亮麗、獲利開始縮減,一切都是因為急遽變化的景氣波及了他的公司。為了減低赤字,公司面臨必須大量裁員的危機,狀況嚴重到除了執行總裁,每個人都得擔心自己是下一個被裁員的對象。


讓好人才成為公司財政受挫下的犧牲品?理察痛恨這種決定,他相信景氣低迷不過是一時現象而已。因為有這些員工努力工作、奉獻心力,才讓公司有今天。而且理察確信,等景氣回春時,公司一定會需要這些被請走的員工,但現在他們卻得被裁掉。理察不希望看到昔日功臣落到如此下場,所以他需要一個替代方案——另一個能大舉削減成本的方法。


語帶玄機的清潔婦

理察陷入沉思,完全沒注意到有個清潔婦輕扣上了門,悄悄走進來。她小心地提著水桶和抹布,腋下還夾著雞毛撢子,一路跨過寬闊的昂貴地毯,直接走到辦公桌前,這才驚動了理察。她放下清潔工具,竟然伸出手、開始自我介紹:「哈囉,我是安妮。」

這非比尋常的舉動嚇了理察一跳,不過他還是反射性地回答:「嗨,安妮,我是理察……妳是不是來得有點晚?平常我待到這個時候,都不會碰到其他人。」

「噢!不晚,」安妮笑著說:「就是這種時候才最需要我。」

雖對這位清潔婦的回答感到不解,但理察又覺得反問回去似乎不太禮貌,所以沒說什麼。既然無話可說,理察便繼續埋首於桌上的文件,為同樣的問題傷腦筋。但安妮可不是那麼容易打發的角色。

「對,」安妮說:「人通常就是在這個時候會極度擔心、不曉得該何去何從。」

這話挑起理察的好奇心,他直接開口問道:「妳說的『人』是誰啊?」

「噢,就是董事長之類的主管階級啊。當你們千方百計想解決問題,卻找不出一個答案時,就會非常焦慮……而且,我看得出來現在的你,正處在這種窘境裡。」安妮笑著說。
「大概吧。」理察嘴裡說著,心裡後悔自己為何要答腔,並希望這位不速之客趕快離開。安妮的笑容彷彿刺穿理察的心事、洞悉一切似的,讓他感到些許不安。

「何不把你的心事說給我聽聽?」安妮溫柔地問著。

總裁向清潔婦吐露心事


儘管理察覺得找一個清潔婦當諮詢師實在很荒謬,但安妮一副理所當然的神情和沉穩的神態,讓理察不知不覺中開始跟她聊起公司的一切頓挫,以及現在的財務困境。說到可能要裁員時,他激動地流露出保護下屬的誠摯之情。理察告訴安妮,他迫切需要能夠降低成本的方案,來替代大量裁員,保住團隊的每一個人。

「要是我炒這些人魷魚,等於毀了他們的生活,還會傷害他們的家庭,」理察緊鎖眉頭道,「而且那稱不上是什麼高明的企業決策。一來,我知道景氣一定會再好起來,之後還會再需要用人,到時好手可能也已經被其他公司挖走了。二來,我們必須支付遣散費,這得花上一大筆錢,一樣得不到確實的節流效果。等我們付出了龐大的資遣費用後,可能還是彌補不了財務赤字。不只如此,這種節流措施也不是一勞永逸的。景氣何時回春?以縮減後的人員來運作公司,需要多久才能回復營運常軌?總不能為了節省開支,搞到把所有人都請走吧!」

安妮不但一直靜靜聽理察說著心事,接下來她所說的話,更是不可思議。 「先把你的懷疑擱在一旁,就這麼一次認真聽我的話,」她繼續說,「我看起來或許是個普通的清潔婦,只負責打掃辦公室。但我有個極為祕密的身分,我真正的工作,其實是幫助像你這樣值得幫忙的人『清理問題』……你,願意相信我嗎?」

理察不明白自己為何繼續跟她鬼扯下去,可是安妮聲音中有種令人信賴的魔力,讓查察感到值得一試,於是他點點頭,表示願意。

「打開你的電腦。」清潔婦對總裁發號施令著。


踏上驚奇之旅

迴異於平常的開機過程,理察辦公桌上這款最新二十三吋平面螢幕自動活絡了過來,一個畫面聚焦成形,理察認出那是位於他辦公室外、走廊底的一間會議室。會議室的門在目瞪口呆的理察面前打開,走進來的是公司發展部副總戴維,他的助理珍妮絲則緊跟在後頭。就在珍妮絲開始擺放咖啡和甜甜圈,戴維已經開始做會議開場致詞時,部門裡較資淺的員工才陸續走進來。

「我認得這場景,」理察驚愕地叫道,「他們現在要開的是每個禮拜的例行會議,這一次應該是要針對我們新開發的『網際網路市場行銷附屬路線』進行資訊更新,但這個會在今天早上開過了啊,我記得他們通常是在禮拜一早上開的。

安妮沒有多做回答,只是伸出手來拉他。理察完全搞不清楚狀況、腦中一片混亂,只能任由安妮的引導乖乖站了起來,跟著她走向電腦。安妮用雞毛撢子輕輕碰了螢幕一下,理察腦中隨即嗡嗡作響,然後爆出一陣強光,他感覺被一股難以抗拒的力量往前拉——拉進電腦螢幕裡!剎那間,這位執行總裁很不可思議地和安妮站在會議室裡的門邊,親眼目睹每個人陸續就座。

安妮早已見怪不怪,她鬆開理察的手說:「放心,這些人看不見也聽不到我們,可是我們卻能經歷整個會議過程。我想接下來的所見所聞,會讓你更吃驚。」

重回週一例行會議現場

牆上的鐘顯示現在時間是早上九點半。雖然要開會,卻只見大家拖拖拉拉的走進來,沿著會議桌周圍落座,伸伸懶腰,然後開始漫無邊際的對話。

「今天早上的交通狀況超塞、超恐怖的。」
「你有沒有看昨天晚上的球賽?真是無聊到極點。」
「噢,不要又吃這些恐怖的甜甜圈好不好?為什麼我們不吃巷子口賣的健康鬆餅?」
「上次不就買啦,結果沒人喜歡,所以我們才又恢復吃甜甜圈。」

「鮑柏呢?」戴維插進來說,「他不是要跟我們報告『軟體更新二級測試』的資料嗎?珍妮絲,妳確定他會來嗎?」
「呃,我之前發電子郵件通知他了,他沒說不能參加,我想他應該會來吧。」珍妮絲回應。

十分鐘後,還是不見鮑柏的身影。珍妮絲趕緊打電話給他,然後她翻了翻白眼、跟大家報告,原來鮑柏根本就沒有查看電子郵件,所以現在才知道要開會,也因此可能無法準備好完整的報告,但他還是會在幾分鐘內趕到,幫大家做個「簡報」。當珍妮絲暗暗地指了指她的錶後,戴維便清清喉嚨開口說話。

「OK ,那我想我們先開始好了,這次開會的目的是……嗯……大家都知道嘛,就是我們週一的例會,工程方面的東西,等鮑柏來再討論,那就從市場行銷、財務、工程和人力資源的例行報告談起。喬治,由你開始好嗎?」戴維說完後,便坐定位。

市場行銷部主管喬治翻翻他面前那一小疊文件,抬頭往上看了一下,然後說:「好,我先補強一下上週的報告。」他囉嗦扯了一堆,然後說,「這份行銷計畫已經發給你們一個禮拜,各位看過之後有沒有什麼意見?」

大夥兒茫然互看了一陣,一位新進員工開口了。「我還是不太清楚你說的……喬治,你還有多印的資料嗎?」一陣翻找後,喬治遞給他一份一點五公分厚的報告。

沒人發表意見,喬治只好硬著頭皮繼續報告。爾後二十分鐘的內容大家都很熟悉,因為都是上週已經討論過的東西。直到喬治報告完,大家才鬆了一口氣。

「呃,就是這樣,這禮拜其實沒什麼新進度,希望下次開會有更多東西向各位報告。」喬治總結道。

科技新知報告,讓人有聽沒有懂


突然間,戴維的行動電話響起。「抱歉,」他說,「我原本想關機以免打斷會議,不過這通電話我可能得接一下……」

在戴維的十分鐘電話交談中,與會人員熱烈討論起前一晚的棒球賽。隨著大力叩門聲而來的,是抱著一大疊文件的工程部同仁鮑柏。

「耶,好極了,鮑柏到了。」戴維飛快的掛上電話說,「快請他上台,讓咱們聽聽看有什麼新科技消息吧。」

雖說不是正式報告,但鮑柏還是一下做小結,一下又繼續解說,就這樣漫談了半個小時,大家都沒有聽懂他到底在說什麼。隱形在一旁觀察會議的理察,對安妮做出簡直難以置信的神情,因為他跟其他人一樣,聽得一頭霧水!

好幾個人提出問題,試著想弄懂報告內容,但是鮑柏不停用科技術語解釋,只是讓大家更迷糊。四十分鐘後,戴維還是感謝鮑柏的解說,並告訴他假如有空,不妨留下來繼續開會。

「好啊,」鮑柏一口答應:「反正今天我也沒什麼事,而且這裡又有好吃的甜甜圈。」


會議沒效率,也沒重點

接下來是財務部主管瑪瑞斯。他一開始報告,席拉和柏特就在一旁嘀嘀咕咕起來,起先只是輕聲細語,漸漸音量增高,最後討論變成了爭論。瑪瑞斯拼命想讓大家注意他說話的同時,其他人也因為席拉和柏特的干擾而感到不自在,有的人盯著會議主席,有的人盯著吵鬧的兩人,注意力無法完全集中在發言者身上。

看會議主席戴維沒有出面平息喧鬧的意思,瑪瑞斯索性轉向那兩人說:「席拉、柏特,對於我的報告你們有意見嗎?還是你們有什麼事,要跟大家報告呢?」

柏特有點畏縮地承認他們是在爭論剛才鮑柏報告的科技技術問題,於是鮑柏站起來釐清,結果是他們兩人都搞錯了,爭論落幕,瑪瑞斯終於能接下去完成他的報告。

其他例行報告依序進行,隨著時間流逝,戴維才突然意識到已經十一點四十五分了。「好啦,」他對著十雙無精打采的眼睛說,「午餐時間快到了,我們還有很多得討論的議題,或許該先點個餐,大家覺得如何?」經過一番討論後,珍妮絲被派去訂午餐。

「抱歉,戴維,」特地從行銷部門被請來與會的黛博拉插話說,「我恐怕得先離開了。我以為這個會議只要開一個早上,所以下午還安排了其他的事。」

黛博拉要報告的內容是大家期待已久、針對開展新市場討論的關鍵,在取得大夥兒同意之後,只好將報告延至下週,黛博拉便先行離開了。會議漫長地拖下去,直到下午三點半才結束。在一旁觀察的理察對這樣的開會結果感到十分沮喪,憂鬱地和安妮坐在人群散去的會議室裡。


一個沒效率、沒重點的會議浪費了多少錢?


突然間,大大的一聲——「啊哈」!讓理察嚇了一跳、轉過身去。理察瞪大了眼睛,張大了嘴,因為他看到一隻身高150公分、戴著鮮紅手套的兔子坐在會議桌的另一端!牠豎著長長的耳朵,古怪地挑高左眉,好一隻酷酷的「大」白兔哪!兔子眼前擺著一部巨大的舊式收銀機——就是商店結帳時所使用、會發出「鉲鏘」聲的那種。

見理察倒抽了口氣,兔子說話了:「幹嘛,以前沒看過兔子嗎?我叫小布,將為你們剛剛看到的那場『會議』所浪費的時間『計費』。」牠那戴著紅手套的手掌隨即開始在鍵盤上飛舞,一項接一項的計算,紙條明細也從機器中不斷吐出來。

「十位會議固定班底和兩位特別請到的人員,全部的年薪是四千八百四十五萬元,他們的時薪算起來總共是兩萬四千兩百二十五元,乘上會議花了長——長的六小時,總計這次會議花費的基本薪資成本總額是……」小布的右耳突然往前彎和牠的臉成直角,收銀機爆出了大大一聲「鉲——鏘!」小布撕下飛舞的計算明細唸著:「十四萬五千三百五十元整。」

「四名主管,平均每人花一個半小時準備報告,四位的時薪總計一萬兩千零七十元,乘以六小時就是……」只見小布的右耳彎曲,收銀機叫出「鉲——鏘!」聲,「……七萬兩千四百二十元!」 

「打字、影印和裝訂報告,四名行政助理去做這些事,他們的時薪總計兩千五百八十四元,花了三個鐘頭。鉲——鏘!七千七百五十二元。」

在小布彎曲的右耳和收銀機的「鉲——鏘!」聲不斷搬演下,理察被一次又一次的花掉的金額數字嚇壞了,可是小布還沒說完呢……

「列印部門沒及時趕印出來,而跑到外頭去印的這四份報告,一式各十份,再加上備用的三份,鉲——鏘!四千八百六十二元。」小布不慌不忙地繼續揮舞手指。

「十人份的咖啡和甜甜圈!」小布耳朵彎下。「鉲——鏘!共花一千八百七十元,這是會議裡花費最便宜的一項,常常是砍預算成本時,最先被判出局的一項!」小布瞥了理察一眼笑道。

「還有,不在預算內的午餐費……鉲——鏘!五千一百元。」小布接著又說。

從收銀機撕下總結算紙條,這次小布兩耳一起彎曲,收銀機爆出更巨大的聲響,「鉲——鏘!」小布挑高一邊眉毛看著理察,宣布道:「一場濫竽充數的例行會議,總共花掉你公司——二十三萬七千三百五十四元!」話一說完,小布咧嘴一笑、帶著他的收銀機,從目瞪口呆的理察面前消失得無影無蹤。


問題出在哪裡?

安妮對理察露出安慰的笑容,拉住他的手,轉動一下雞毛撢子,在他還來不及說什麼之前,便一起回到了他的辦公室。窗外的景色告訴理察現在仍是晚上,時鐘的分針不過前進了幾格,理察甩甩頭,努力讓自己回到現實。安妮則氣定神閒,好像已經準備好進行討論了。

「怎麼樣,」安妮懷著期待問,「對這場會議,你有什麼想法啊?」
「感覺很不好,」理察愁眉苦臉。「如果那就是我們公司開會的一貫模式,難怪會有那麼多案子停滯不前。」

「你認為是哪裡出了錯?」安妮問道。
「妳要我從何說起?」理察滿心悲慘地應答。「首先是會議主席戴維的開場白,如果他支支吾吾地,就是找不到一個比『週一例行會議』更好的開會理由,別指望這場會議會多有效率。還有那些例行報告!像喬治,根本就不必報告嘛,他明明沒有任何新東西可談,為什麼不乾脆直說呢?」

「可是人往往說不出口,」安妮解釋著說,「他會覺得,要是那樣說的話,大家就會認為他根本沒在做事。」

「還有鮑柏的長篇大論!我根本不知道他在說什麼。他顯然對測試結果充滿熱情,但我認為除了他自己,根本沒人知道他在說什麼。鮑柏的報告結束,我看了看所有人,『鬆了口氣』是他們唯一的反應,大夥兒無不感到如釋重負!」理察氣憤地繼續說,「最應該被討論的重要項目是黛博拉的促銷方案,但他們卻根本沒進行到這一項,因為會議冗長到黛博拉不得不先行離開!簡直讓人不敢相信!」理察生氣地直搖頭。

靜默了一下後,理察突然又抬起頭來,看著安妮驚呼,「還有,我從來都沒想過『開會』竟然可以計算成本!花掉公司二十三萬七千三百五十四元?這些人每週都這樣的話,一年累計下來不就花了一千兩百三十幾萬?」

「你估計你公司每天還有多少會議在開?」安妮一本正經問道。
「呃,我只知道,每次我用電話試著聯絡某些人時,他們好像永遠都在開會!」理察想了想,「光談公司內部,每天至少就有大大小小十場不同的會議在開,這還是保守估計,更別提各部門間要磋商的會議有多少了,我連想都不敢想。但是安妮,很多事的確需要面對面討論,所以我們免不了要開會!」

「會議當然要開,」安妮回答,「事情和開會多寡無關,而是要讓開會成為有效率的企業工具。問題是出在——『溝通』,理察,參與別人的會議、開會的技巧,都算是溝通技巧。這場會議正是——『不良的溝通,等於浪費大筆金錢』的負面例子。」安妮繼續解釋,「人們常口口聲聲說良好的溝通是必要的,可是需要『做溝通』時,卻又不認真以待。大部分人只是把『溝通』看做是一件溫暖、籠統、大概有做到就好的事情罷了。相信你今晚看到的、聽到的一切已經證明了,溝通進行的好壞,絕對會直接影響到公司收益!」

「妳說的對,安妮,但我能怎麼辦呢?」理察苦惱地問道。
「聽我說,其實麻煩的是,」安妮繼續說,「很多人都以為自己懂得『溝通』,可是如果沒人告訴他們問題所在,他們又怎麼知道自己的溝通技巧大有問題?一份接一份的研究告訴我們,溝通技巧是企業領導者賴以維持工作高效率的方法,但學校裡又撥多少時間教這些技巧呢?理察,有人教過你怎麼開會嗎?」

「現在一想,還真是沒人教過,」理察仔細回憶了一下後說:「我敢打賭連在職訓練也都沒有提及,或許應該把『怎麼開會』這一項加入才對。」

「你思考的大方向對了,理察,訓練是關鍵,但重要的是——正確的訓練。當你要求別人做改變時,先告訴他們『為什麼要改變』是很重要的。依我看,你得先讓員工知道,藉由改善會議裡的溝通方式可以為公司省下一大筆錢,然後再給予他們正確的訓練,幫助他們做到這一點。」安妮雀躍地回應道。
理察也是精打細算的人,現在他已經看出改善會議溝通方式可能省下的成本了。安妮像是讀到了理察的心思一樣,然後說:「你想的一點也沒錯,但你似乎忘了幾十分鐘前,你還打算把砍掉人員訓練預算、停開新的訓練課程,當作是節流的方法呢!」

說到這裡,安妮起身收拾抹布和水桶,準備離開。「你還想多知道一點嗎?」她笑著問理察。可憐的他實在不想面對公司裡還有「更多」問題這項殘酷的事實,但他也知道自己非聽不可,於是點了點頭。

「明晚同一時間,我會再到這裡來。這段時間裡,你不妨先把所有事情都想一想。」安妮一說完就離開了,在焦躁不安的理察面前,輕輕關上了門。

(我想閱讀更多內容)

 

首頁 快速購書總覽 購物流程說明 / Shopping Guide 隱私權保護 與奧林聯絡 Sitemap


電話:886-2-2746-9169、傳真:886-2-2746-9007
地址:10597 台北市松山區南京東路五段38-1號11樓
讀者服務信箱:service@olbook.com.tw
網站最佳解析度800 x 600.瀏覽器使用 IE 5.0 以上版本
Copyright © 2002 Ollin Publishing Co., Ltd All rights reserved
2003 Alvita Publishing Co., Ltd
著作權所有,非經同意,請勿轉載作任何形式之使用