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讓面試主管錄用你!--面試主管最常問的100個題目
作者:許書揚
譯者:
叢書系列: 【NG書區】
ISBN:978-957-0391-82-4
176 頁/ 平裝 / 21 cm × 14.8 cm
出版日期:2010 年 05 月 21 日
定價:230 元 /優惠價:207 

第一章


前言──
找工作,你做好充分的準備了嗎?



面試前「五要」準備功夫

1. 找到自己的賣點

  在產品買賣市場中,賣方總是強調產品的特色,買方則是不斷地提出各種質疑,挑剔賣方產品的缺點,要是你不知如何回答這些具有挑戰意味的問題,如何能說服對方購買你的產品呢?同樣地,在求職市場中,當人事經理卅用人主管問及你的缺點,哪些是適合談又不會形成負面觀感的回答,你是否了然於心,知道如何應對嗎?
  首先,嘗試由對方的立場考慮其需求,在你的特長、成就、人格特質與所應徵的工作之間找到關聯性。這不是一味地「投其所好」,而是盡量透過實例的傳達,使對方強烈地感受到彼此的契合。
  應徵人力資源專員一職的羅小姐在回答:「你為什麼覺得自己適合這份工作?」時表示:

  「我之前曾有過數次籌辦員工活動的經驗,不論是公司旅遊或是年終晚會,我都曾參與策劃、執行。綜合幾次的經驗,我發現光憑服務的熱忱是不夠的,還需要細心與耐心,事前預先將各種可能的突發狀況列入考慮,列出解決的對策,如此才不致於臨時亂了手腳、降低活動品質。同仁們總是說:『妳辦活動我們有信心。』看到大家玩得盡興滿意,我也由其中獲得很大的成就感。」

2. 掌握與工作相關的產業資訊

  這點對於應徵第一份工作的社會新鮮人,或者想要轉換工作領域的求職者尤其重要。有關你所應徵的工作實際內容、必須具備的專業知識與特殊技能、產業概況、公司的背景資料,以及這個職務的薪資行情等,你的資訊愈豐富,愈能在面談時表現稱職得體。

  哪些資料是你必須知道的?
  公司的人數、創立的年代、總公司所在地、公司規模、公司有哪些產品、產品的市場地位、占有率、主要客戶、近三年的成長概況、甚至組織概況。

  如何蒐集到這些資訊?
  這些資料的來源包括財經雜誌、專業雜誌(例如《天下雜誌》、《商業周刊》每年固定會出版報導國內一千大企業的特刊)、同業公會的專刊,以及協會、學會的期刊資訊。現在拜網際網路之賜,只要有一台可以連線上網的電腦便足矣,資料的取得快速方便。一般公司都會在自己的網頁上製作詳盡的公司發展史、產品、服務等各方面的簡介,值得善加運用。
  至於規模較小的公司,也許不像公開發行的公司備有資料供投資者查閱,但是通常仍會印製一些產品簡介的資料供客戶參考,你要盡可能想辦法取得。最理想的情況是能採訪到「專家」的意見。如果在你個人的人際網絡中(學長、學姐或親朋好友),能夠徵詢到來自相同工作領域的前輩、產業公會,就該產業的趨勢走向提供較深入的見解、分析,必然更有直接的助益。
  對於該公司、該產業了解愈深入,回答時愈能切中核心,顯現專業與深度,甚至技巧地提高對方可能感興趣的內行話題,令人留下深刻的印象。

3. 語文方面的準備

  如果你具備應徵條件中的某項語言能力(日文、德文、西班牙文……),你當然得預期對方會在面談中測試你的語文。
  除此之外,應徵其他工作時,不論條件中有沒有特別註明「須具備英文能力」,你都應該要有心理準備,對方可能會當場做英文口試或筆試,因此事前一定要練習英文說的能力。英文畢竟還是最被普遍使用的國際語言,如果不培養自己的語言實力,未來在求職路上將受限於此。最好及早有這方面的認知,別讓語言能力成為日後工作發展的絆腳石。

4. 對於可能被問及的問題,事先準備答案

  如果你剛離開校園、資歷尚淺,比較容易被問及教育背景、社團經驗方面的問題;已有若干年工作經驗的人,對方自然會對於你的工作期望、工作態度、能力有興趣多了解;如果你是屬於更換工作較為頻繁的人,或者工作之間曾有一大段空白,由履歷表上看來既不是在唸書,也不是在工作,對方絕對會請你做說明;又或者你本來已是資深經理了,現在應徵的卻是一份課長的職務,對方難免會好奇,想要了解原因何在?
  攤開自己的履歷表,假想自己是用人主管,履歷表中有任何不尋常的地方嗎?你能言之以理,將來龍去脈交代清楚嗎?如果對方覺得他的疑問始終沒有得到合理的解釋,你被錄用的機會是很低的。
  那麼要如何回答?在面談的緊迫壓力下,你要回答得誠懇而技巧、突顯個人積極正面的形象,讓對方很有信心地認為「選擇你,一定不會錯!」

5. 整體的外型需傳達出專業、自信的形象

  面談時,你不僅僅是與自己競爭──必須拿出最好的表現,同時也要和其他競爭者角逐同一個職務。如果你不屬於金字塔頂端出類拔萃的少數份子,就必須費點心思、技巧地包裝自己,將本身已具備的優點特色,在面談時更加突顯出來,讓面談一方能注意到,並且留下深刻的好印象,進而考慮、甚至決定錄用。
  千萬別試圖挑戰「第一印象」的重要性與影響力。在你還沒來得及開口時,你的穿著打扮已告訴對方「我是什麼樣的人」。在雙方見面的剎那,對方已由你的穿著打扮約略歸納出你的風格、品味、個性、專業態度及能力,第一印象的好壞,往往密切影響著接下來面談進行的節奏與基調。第一印象是無法倒帶重新塑造的,聰明的應徵者會以整齊、合宜的穿著,「告訴」對方:我很重視這個面談的機會。

  如何穿才得體?
  這部分是屬於你可以掌握的,只要你用心,對方就會注意到。如果你有正確的情報來源可以得知,該公司的員工在穿著打扮上普遍呈現的風格,你就有個明確的方向可遵循。然而,大部分時候我們無從得知與你面談的主管的個人品味如何,因此為了謹慎、保險起見,寧可穿著中規中矩、「有如成功人士」般前往面試。除非你應徵的是與時尚、創意相關的工作,否則以太過個性化的裝扮參加面試,絕非明智之舉。

  什麼樣的穿著才能顯現專業?
  男士:穿著剪裁合宜、質感佳的西裝,內著長袖白襯衫、繫領帶、深色襪子(最好是黑色)以及皮鞋。
  女士:最好著二件式剪裁大方、質感佳的套裝,包頭的半高跟鞋,以及淡雅的妝。不要戴過多的配飾,太濃烈的香水也不適合。

面試中「十大」切記要點

1. 準時赴約

  參加面試,準時是理所當然,遲到則不被容許。如果你遲到,等於是讓對方還沒見到你,就先行倒扣了幾分。
  最好是前一天先去面試地點探路,了解到達面談地點所需花費的時間,再提前半小時出門,以免路上塞車或者遇到突發狀況。
  試想,慌慌張張、狼狽不堪地到達面談地點,與從容優雅、不慌不忙地抵達,你會選擇哪一個呢?寧可提早到達,先熟悉附近的環境;要是時間充裕,還可到便利商店買杯飲料,紓解一下緊張的情緒。如果前往的是較為陌生的地點,記得詢問該如何前往?搭什麼路線的公車、捷運?車程多久?若是自行開車前往,附近容易找到停車位嗎?
  切記,參加面試絕對要守時,盡量在面試前十分鐘到達。還有,面談未必都能準時開始,對方可能被會議或上一個面談耽擱,一定要耐心等待。在等待的同時,建議你「就地取材」,看看會客室牆上所貼的宣傳海報、營運圖表、桌上放的簡介,這些都是重要的參考資料,也許可以為即將開始的面談增添一些談話題材。
  另外,還要提醒你盡量單獨前往面試,勿攜家帶眷,甚至是帶同學、朋友、情侶一起赴試,因為看在面試主管眼中,這樣的做法只會帶來反效果。最後在進到面試會場之前,請再檢查一次自己的手機是否關機,確保不會中途鈴響。

2. 適當地寒暄
  
  假設你原本坐在會客室等待,看到面談者走進來時,應該不慌不忙地站起來,面帶微笑,誠懇而堅定地與對方握手,並簡短地自我介紹:「許經理您好,我是×××,很高興見到您。」
  對方可能會禮貌性地與你寒暄:「這兒還好找嗎?」「今天天氣很熱!」你可以簡要地回應。對方也可能會遞給你一張他自己的名片,請務必雙手接名片,並將名片整齊放置於座位前方,不要在手中把玩,這是很失禮的行為。

3. 注意肢體語言

  前面提過:從與面談者一見面開始,你的言行舉止都被仔細地觀察著。假如第一印象很好,對方可能早在心底暗自決定要錄用你,接下來的面談只是為了證明他沒有看錯人罷了!
  為了要製造良好的第一印象,請注意以下的細節:

  進入面談室時,勿馬上坐下
  有兩種情形:第一種是主考官已在面談室裡頭時,不要一看到椅子就一屁股坐下,應該等對方示意請你坐下時再坐;另一種是由你先進入面談室,那麼你必須在主考官進來面談室時,立即站起來點頭微笑或握手致意,並等待對方坐下後,才可以接著坐下。
  另外,有時候對於如何坐,是面對面而坐,或者在沙發旁隔著茶几而坐,對方都有特定的安排或習慣,切忌莽撞毛躁。

  說話時要注視對方,多做眼神的正面接觸
  當然不是直直地瞪著對方,令人感到不自在,而是當你眼睛注視對方時,會顯得你對於正在討論的話題十分專注、感興趣,同時也顯得較值得信賴。
  自古以來,我們就以觀察眼眸作為鑑人的準則,因此即使再擅於偽裝,眼神是騙不了人的,所以說話時,切忌眼神不正、閃躲。

  坐姿方面,身體稍微前傾
  身體稍微前傾的坐姿,顯示神情專注,也顯得較為機敏、有精神;但不需要正襟危坐,顯得很緊張、拘束。當然,絕不要放鬆地癱坐在椅子上,畢竟一個人的肢體語言處處透露著這個人的教養與水準。

  說話不疾不徐,神情專注誠懇
  說話的態度應保持平和,神情專注誠懇,不疾不徐、清晰而沉著地表達意見,展現全然的自信。
  也許你可以預先針對問題事先準備好絕佳的答案,但是一個人的氣質是長久以來潛移默化的結果,舉手投足間所流露的態勢是無法偽裝的。這其實也解釋了為什麼面談一定要面對面,電話面談充其量僅能作為初步篩選用的道理。

  不斷地自我練習
  你知道自己平常說話時會不自覺地做出一些不雅的動作或不良的習慣嗎?你會因為緊張而顯得太過嚴肅嗎?請周遭的友人給你一些意見,比如他們初次與你見面時,有什麼樣的觀感?如果可以的話,用V8拍攝下自己演練的面談模擬,可以看得更清楚自己有哪些地方需要改進。
  總之,在面談時任何言行舉止都要避免過與不及。完全不苟言笑的人,顯得毫無親和力,人際關係也會因而被認為有問題;但是過度奔放地笑,則顯得輕浮、不莊重。

4. 正確解讀題意,針對問題回答

  要了解一個人並不容易,尤其是像在面談時這樣有限的時間裡,因此面談者所提出的每一道問題,背後必然蘊含著另一層意義,而非漫無目的地挑幾個問題湊數,象徵式地隨便問問。
  切記,你在回答之前,要先解析問題,知道對方「真正想要了解的其實是……」這是在面談中最重要的一點。
  面談中偶爾會發生各說各話的情形。造成這種答非所問的現象,可能有幾種原因:

  應徵者太過緊張,以致根本沒聽清楚問題

  應徵者不想回答,或者不知該如何回答
  如果你不確定是否掌握了題意,應該請對方將問題重複一遍,或者向對方求證:「如果我沒有聽錯的話,您的問題是……嗎?」否則任何與題意無關的回答可能會讓面談者留下不佳的印象──「這個人怎麼回事?莽莽撞撞的,還沒聽清楚問題就急著回答。」或者「這個人是不是故意有所隱瞞,因此刻意迴避這個問題,不願正面回答?」

5. 化負面為正面

  用人的一方惟恐錯用人才,因此在面談時必定會謹慎地考驗你。對方會提出許多尖銳的問題,試圖挖掘你的缺點、弱點,藉以探測你的臨場反應夠不夠機智?你在急迫的狀況下如何自處?
  因此當你被問到一個負面的問題時,比如「你最大的缺點為何?」「你的工作最容易導致批評的地方為何?」「你的主管最常提醒你要加強的地方有哪些?」你的回答策略是:

  你所談到的負面因素與你所應徵的工作不相抵觸
  李小姐應徵的是成本會計專員,她回答:「我的缺點是比較不擅長在眾人面前做簡報。」這樣的答案就不致於令人產生「她的個性是否不適合這份工作」的聯想。

  你所提到的負面因素對方也由履歷表中注意到了,正好藉回答時提出說明
  例1:「我大一、大二時成績不好,因為一考進大學,心態上整個鬆懈了,整天忙著參加社團,因而荒廢了課業。」

  例2:「雖然我在最近這三年間換工作換得較為頻繁,但其實我一直在電子業擔任品保的工作。」

  你所談到的負面因素是過去式,現在已經改善
  「原本我的英文很差,根本不能用英文做簡報,後來我請了一位外籍老師單獨授課,每週五小時、連續上了二年,現在溝通都沒問題了,還常常代表公司負責接待外國客戶!」

  你所談到的負面因素,在主管看來反而是一項優點
  「我是凡事要求完美的人,總是很嚴格地希望其他同仁也能依照我的標準去做,殊不知事事求好心切的態度會帶給周遭的人莫大的壓力。」

6. 回答時須注意臉部表情及連貫性

  面試時,務必全程保持面帶微笑,展現不疾不徐、有禮貌的態度,並且要掌握住回答問題的邏輯,例如你一再強調自己是工作態度極度認真的人,另一方面卻說:「我通常不考慮加班,反正事情永遠也做不完。我覺得下班後就是屬於我個人的時間,不希望再被工作占據……」
  你希望面談者覺得哪一些比較接近真實的你?這樣不一致的態度,是否意味著你在整個面談中所有說過的話,都該被打個折扣?

7. 答案長短適中、有系統

  有條理的回答自然令對方覺得你組織能力很強、脈絡分明,當下增添了幾分好印象,因此不要急著回答,應該在腦中稍做整理再說。依時間先後或事情的重要程度,歸納成重點,都是適合採用的方式。
  回答時雖然不要長篇大論,但也不要太過簡潔,只回答「是」或「不是」。如果你惜字如金,回答總是不超過十個字,勢必令對方覺得面談進行得很不順暢,當然也無從了解你,又怎麼敢錄用你呢?
  同樣地,答案若過於冗長也不適合。你可以由面談者的態度察覺到他是否感到不耐煩,比如對方開始面無表情、雙手抱胸往椅背上靠,或者眼光轉向別處,甚至開始頻頻看錶,你就該有所警覺,要快點做結論了。要是對方有興趣更深入了解你,自然會繼續追問,千萬不要「呷緊弄破碗」!

8. 言行一致

  當一個人說到自己感興趣的話題時,聲調就會不自覺地提高,神采奕奕,面部表情也較為豐富。如果你面無表情地敘述「我很喜歡與不同的人相處」,或者在面談中顯得十分被動、無精打采,對方問一句,你才勉強地回以簡短的答案,最後也沒有提出任何問題反問對方,你認為面談者會相信你真如自己所聲稱的:是一個「主動、積極、開朗、人緣很好」的人嗎?

9. 不要批評過去的主管、同事、公司

  任何負面的陳述、批評,都會令對方聯想──如果我雇用你,日後也將被你批評得如此體無完膚嗎?這個人的牢騷、怨言那麼多,真的錯在別人嗎?說不定根本就是你與人相處的能力有問題。這些聯想對於應徵者或是面談的後續進行都是不利的,實在不應自找麻煩、主動挑起!

10. 回答時少用「我不能」、「我不想」、「我無法」等這類負面字眼

  「我無法常常加班」和「我希望盡可能於上班時間內完成工作」,哪一種回答聽起來感覺較好呢?
回答時應該盡量設身處地、站在對方的立場想,而不要以「自我」為中心,讓對方覺得:「這個人怎麼永遠只考慮到自己?」。


面試後的加強表現

  將每一次的面談視為又得到一次實地演練面談技巧的機會,上次回答得不夠妥當的地方,換一個方式來表達是否會更好?面談主管都會有一份面談評估報告,應徵者其實也應該有這樣的一份記錄,將每一次的面談經過反省與沉澱後,歸納出待改進之處,幫助自己在「下一次表現得更好」。
  在面試結束後的當天或隔天,就必須寫一封感謝函或謝卡給面試主管,再度強調這份工作多麼適合你、你多麼有興趣,非常希望能成為公司的一員,把握最後一次加分的機會。一般來說,面試後,會儘快撰寫感謝函並寄出的人並不多,因此如果你有做到這點,應徵企業肯定會對你留下深刻的印象。
  即使最後未被錄取,還是可以寫個謝函,虛心請對方指教你該改進、該充實的地方,幫助你從失敗中尋求進步。這麼做其實也給了自己另一個機會,屆時如果原先被錄取的人在試用期內因故離開,企業通常會先找同一批應試的人選來遞補,這時你的感謝函就有可能發揮臨門一腳的功用。


你準備好了嗎?

  一想到面談,很多人便不由自主地緊張起來,胃痛、手心冒汗、口乾舌燥等各種毛病都出籠了。其實只要能以平常心看待面談,就不會那麼緊張了;但是要如何以平常心來看待面談這件事呢?基本上來說,你下的功夫愈深,準備愈充分,就愈能去除患得患失的心情,克服緊張的情緒。
  要換工作這件事通常不會無端發生,事前都經過一段時間的思考與醞釀,而這些時間絕對足夠你蒐集工作領域內的各項資訊,並模擬各種可能發生的問題,反覆地練習面談時合宜的回答,藉由熟能生巧以及情境想像來去除臨場的緊張。你不需要強記背誦答案,那樣反而顯得生硬不自然,所有的答案都是與自己切身相關,你只需要過濾掉不適合談的部分就可以了。
  你必須給自己一個心理建設──有備而來,全力以赴,一切盡其在我。也許很多專家會建議你要抱著「置之死地而後生」的心態,將每一次機會視作唯一,只許成功不許失敗!但這樣就能保證你會雀屏中選嗎?這種態度對某些必須處於高度壓力下才能發揮潛能的求職者可能有效,但是別忘了在很多重要場合,往往也由於當事人得失心太重而造成表現失常。
  因此,不妨將面談視為求職者與面談者雙方交換資訊的時刻,對方在謹慎地挑選最適合該項職務的人才,你又何嘗不是在找尋現階段最適合施展抱負的機會?要多聽、多觀察、多感覺,自問:「這真的是我心目中理想的工作嗎?」以平常心去面對面試,才能表現出最符合自己實際狀況的樣子。

 



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